Bis Ende 2018 wollen fast alle Telekommunikationsanbieter auf die digitale VoIP-Technologie umstellen und ISDN abschalten. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen scheuen den Schritt in die neue Richtung, ändert man doch ungern vertraute Systeme. Mit einer Wartehaltung gewinnt das Unternehmen nichts – im Gegenteil: Der Umzug kommt so oder so. Unternehmen sind daher gut beraten, sich rechtzeitig mit den Erfordernissen und neuen Möglichkeiten der Telefonie via Internet vertraut zu machen. So handelt man nicht unter Zeitdruck, sondern kann in Ruhe neue Systeme testen. Zu befürchten gibt es dabei wenig. Wöchentlich stellt die Deutsche Telekom rund 70.000 Kunden auf IP um und hat bisher weit über eine Million Geschäftskunden mit der neuen Technologie erfolgreich verknüpft. Nach Angaben der Telekom liegt die technische Störungsrate nach der Umstellung unter der Rate für ISDN. Der Wechsel bringt also auch ein Mehr an Stabilität.
1. Budget planen
Zu Beginn der Planung sollte man sich über das dafür anzusetzende Budget informieren. Es empfiehlt sich, die Migration als Startschuss für eine neue Ära in der betrieblichen Kommunikation zu verstehen. Mit der innovativen Technologie eröffnen sich bisher ungeahnte Kommunikationswege, sowohl hausintern, als auch im Umgang mit Kunden und Lieferanten. Diese Möglichkeiten lassen sich nur nutzen, wenn die Technik der Telefonanlage und die Verbindungsstellen zum Anschluss entsprechend modernisiert beziehungsweise eingerichtet sind. Hier sollte eine kritische Durchsicht bestehender TK-Komponenten vorgenommen und eventueller Mehrbedarf für eine Ausweitung der Struktur berücksichtigt werden. Gerade ältere Telefonanlagen aus der Zeit der Einführung von ISDN vor über zwanzig Jahren dürften inzwischen entsprechend betagt sein. Deshalb empfiehlt sich eine realistische Wertschätzung. Eine Investition in neue Technologien, die das Ausschöpfen der neuen Kommunikationswege ermöglicht, sollte als unternehmerisches Gebot der Stunde begriffen werden. Entsprechend muss das Budget konzipiert sein.
2. Bestandsaufnahme vornehmen
Zunächst gilt es zu ermitteln, ob das Unternehmen digital auf ISDN-Basis oder noch im analogen Modus telefoniert. Als nächstes bedarf es einer sorgfältigen und aktuellen Bestandsaufnahme der TK-Geräte. Welche Telefone kommen zum Einsatz und wie viele Geräte sind an der Telefonanlage insgesamt angeschlossen? Dabei sollte der Gerätepark entsprechend unterteilt werden in allgemein genutzte Tischtelefone, Konferenztelefone, Telefone der Geschäftsleitung und Telefone im Empfangsservice. Auch schnurlose Telefone müssen in den Bestand mit aufgenommen werden. Fax-Geräte, wie auch EC-Cash-Terminals oder Notrufanlagen müssen separat aufgeführt werden, da hier individuelle Lösungen erforderlich sind, sei es über Adapter oder entsprechende IP-Systeme in der Cloud. Wichtig ist, dass sich Firmen über vorhandene Kabelstruktur und Bandbreite der Datenübertragung im Klaren sind. Die Netzwerkkabel im Unternehmen sollten von hochwertiger Qualität sein, um kristallklare Unterhaltungen zu gewährleisten, wie sie die IP-Technologie ab Verteiler bietet. Ebenso wichtig ist es, dass die Übertragungsraten pro Telefonat mindestens 80 Kb/s erreichen. Andernfalls kommt es zu Unterbrechungen und Verzögerungen bei Telefonaten, wenn jemand anderes im Unternehmen zeitgleich große Datenmengen aus dem Internet herunterlädt.
3. Neue Möglichkeiten von All-IP
Mit der All-IP-Lösung bieten sich den Unternehmen neue Möglichkeiten. So lassen sich nun auch entfernte Filialen oder die Homeoffices der Mitarbeiter problemlos in das unternehmerische Telekommunikationsnetz einbinden. Etliche der Leistungen, die mit der neuen Technologie möglich sind, kennen Anwender bereits vom Smartphone. Die All-IP-Anbindung erweitert diese für das Unternehmen im Rahmen der Unified Communications. So ist jetzt über den IP-Anschluss neben Voicemail auch Instant Messaging möglich. Auch Video-Calls und -Konferenzen lassen sich problemlos in den Kommunikationsablauf des Unternehmens integrieren, und alles steht den Mitarbeitern zeitgleich zur Verfügung. Es können E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Eingängen verschickt und zentrale Telefonbücher und Anruflisten geführt werden. Moderne Sprachdialogsysteme (IVR) bieten völlig neue Steuerungsmöglichkeiten ankommender Kundenanrufe, was den Service verbessert und die Kundenbindungen festigt. Und auch die Smartphones der Mitarbeiter können jetzt in das hauseigene Telefonsystem integriert werden. Die Lösungen von beroNet, die in Zusammenarbeit mit Partnern entwickelt wurden, ermöglichen es, die gesamte Leistungspalette des All-IP-Anschlusses zu nutzen und fördern deutlich die Mobilität, Produktivität und Effizienz des Unternehmens.
4. Lösungen auswählen
Auf der Basis der dokumentierten Anlagen, Geräte und Abläufe sowie der getroffenen Budgetentscheidung bieten sich verschiedene Lösungen an. Sofern analoge Geräte oder eine ISDN-Telefonanlage weiter betrieben werden sollen, bietet das Gateway hierfür die richtige Schnittstelle zwischen Alt und Neu. Ein Gateway fungiert als Vermittler zwischen dem ankommenden IP-Signal für Telefon und Internet und der ISDN-Telefonanlage. Beim Gateway sind dabei auch Verbindungen unterschiedlicher Kommunikationsdienste möglich: SMS können über Outlook verschickt und Anrufe können in Voicemails verwandelt und dann per E-Mail weitergeleitet werden. Darüber hinaus lassen sich mit beroNet VoIP Gateways Apps entwickeln und nutzen, mit denen die VoIP-Kommunikation erweitert werden kann. Entscheiden kann man sich für ein IP-Telefonanlagen-System im Haus; als Alternative dazu bietet sich eine VoIP-Telefonanlage in der Cloud an, die alle Funktionen einer vollwertigen Telefonanlage aufweist. Schlussendlich gilt es zu entscheiden, ob man alle Komponenten aus einer Hand erwirbt oder sich für modulare Lösungen verschiedener Hersteller entscheidet, was oft günstiger kommt. Für zukünftige Erweiterungen und Anschaffungen empfiehlt es sich im Übrigen, den Input der Mitarbeiter in die Entscheidungen mit einfließen zu lassen.
5. Angebote einholen
Abhängig von dem festgelegten Budget sowie dem eigenen Know-how gilt es nun zu entscheiden, ob man den Wechsel in Eigenregie durchführt oder Firmen damit beauftragt. Dabei sollte die Hilfestellung durch Fachwissen von außen nicht unterschätzt werden. In dem Fall empfiehlt es sich, Angebote unterschiedlicher Firmen einzuholen und in Vorgesprächen genau zu schildern, welchen Bedarf das Unternehmen hat, vor allem welche Prozessabläufe und Kommunikationsstrategien mit dem Wechsel einhergehen und durch die neue Konfiguration erreicht werden sollen. Unabdingbar ist dabei, dass die ausgewählte Firma über einen dauerhaften Kundensupport verfügt, denn im Falle einer Störung braucht ein Unternehmen Soforthilfe, um Ausfälle zu minimieren und damit Schäden zu verhindern.
6. Probebetrieb durchführen
Je früher ein Unternehmen den Wechsel zu All-IP angeht, umso mehr Zeit bleibt, in Probeläufen vorab die Funktionalität und Kompatibilität zu vorhandenen Telefonanlagen und Systemen zu prüfen. Hier empfiehlt es sich, im Rahmen einer sanften Migration zunächst nur in einzelnen Abteilungen die Einbindung in VoIP-Kommunikation zu testen und dann, bei Erfolg, das Netz nach und nach im Unternehmen auszuweiten. Per Gateways ist diese Splitterung möglich und verhindert damit, dass bei Fehlschaltungen gleich das Kommunikationsnetz des gesamten Unternehmens zum Erliegen kommt. Sollte es zu Störungen kommen, ist das Unternehmen zunächst weiter über die bestehende ISDN-Leitung erreichbar. Auf diese Weise kann man wertvolle Erfahrungen zu der neuen Technologie sammeln, sodass der endgültige All-IP-Wechsel dann umso problemloser gelingt.
7. Mitarbeitertraining
Mit All-IP werden Kommunikationsflüsse im Unternehmen auf eine ganz neue, innovative Ebene gehoben. Das erfordert zu Beginn das Erlernen zahlreicher neuer Funktionen und geänderter Abläufe. Die nahtlose Integration verschiedener Dienste bietet den Mitarbeitern eine Fülle an bisher unbekannten Möglichkeiten, Arbeitsprozesse zu optimieren, Kundenanfragen leichter zu bearbeiten und die interne Kommunikation auf effizienteren Wegen zu organisieren. Unverzichtbar ist es daher, von Anbeginn der Probephase ausgewählte Mitarbeiter in die neuen Abläufe einzuarbeiten, um mit diesen dann später ein umfassendes Training aller Mitarbeiter zu organisieren. Hier empfiehlt es sich, übersichtliches Informationsmaterial über die neue Anlage und die zahlreichen neuen Funktionen und Arbeitsschritte für die Mitarbeiter aufzubereiten und beim Training auszuhändigen. So kann an jedem Arbeitsplatz in der Umstellphase nochmals schnell nachgeschaut werden, falls einzelne Abläufe noch nicht bei jedem präsent sind.
8. Umsetzung
Von Anfang an sollten hinsichtlich der Umstellung der Unternehmenskommunikation auf All-IP alle Planschritte in einem Durchlauf-Buch festgehalten werden. Hier gilt es auch, erforderliche Beratungsphasen und technische Umsetzungsphasen zeitlich festzulegen. Großzügige Zeitreserven sollten dabei, je nach unternehmerischer Möglichkeit, mit aufgenommen werden. Erfahrungsgemäß ergeben sich im Verlauf der Planung immer wieder neue Lösungsansätze und Bedürfnisse, deren Praktikabilität am besten vor der endgültigen Umstellung zu klären ist. Frühzeitig sollte ein Anbieter ausgewählt und ein entsprechender Umschalttermin vereinbart werden. Vorlaufzeiten von mehreren Wochen sind die Regel und müssen einkalkuliert werden. Zum Umstellungszeitpunkt sollte man überdies die gesamte Anlagenstruktur inklusive der erforderlichen Rufnummernblöcke und eventueller Rufnummernmitnahme organisiert haben. Mit den Erfahrungen aus der Testphase und der sorgfältigen Vorbereitung der Technik steht dem reibungslosen Wechsel von ISDN zu All-IP dann nichts mehr im Wege.
